Zeitungen, Broschüren und Co. als Altpapier zu bündeln und zu entsorgen ist praktisch. Man könnte durchaus meinen, dies einfach auch auf die Entsorgung von alten Kontoauszügen, Versicherungsunterlagen und Stromrechnungen zu übertragen. Mit einem dermassen fahrlässigen Umgang wird es allerdings schnell gefährlich: Was bereits bei Privatpersonen ein erhöhtes Risiko durch Betrug bedeutet, kann bei Unternehmen zu hohen Geldstrafen führen.

Unabhängig davon, ob du zuhause mit persönlichen Dokumenten, im Homeoffice oder im Büro mit geschäftlichen Dokumenten und Kundendaten arbeitest, der Schutz dieser Daten ist gleichermassen wichtig. Die Lösung zum Schutz vertraulicher Daten heisst Aktenvernichter. Bleibt nur noch die Frage, welcher der geeignete ist. Im Folgenden klären wir sämtliche Fragen rund um die Dokumenten-Schredderer auf.

Der Schutz vertraulicher Daten hat sowohl für dich als Privatperson als auch für Unternehmen höchste Bedeutung. Das zeigt sich im Privatbereich an der Zunahme von Betrug und Identitätsdiebstahl über die letzten Jahre. Manchmal ist dein Name, deine Adresse und dein Geburtsdatum alles, was Kriminelle für illegale Zwecke benötigen. Ganz zu schweigen von der Gefahr bei einem kompletten Kontoauszug… Das Altpapier ist definitiv der falsche Ort für diese Dokumente.

Auf der anderen Seite gilt auch für Unternehmen höchste Vorsicht: das simple Wegwerfen von Dokumenten mit Kundendaten, aber auch Personalunterlagen wie Mitarbeiterverträge, ist alles andere als eine gute Idee. Bei der Verletzung des Schweizer Datenschutzgesetzes durch fahrlässige Freigabe vertraulicher Daten drohen Unternehmen harte Sanktionen mit hohen Geldstrafen. Aber nicht nur das: auch ein Imageschaden ist bei der fahrlässigen Freigabe von vertraulichen Daten eine realistische Konsequenz.

Die Frage nach der Notwendigkeit des Aktenvernichters haben wir geklärt (Schutz vor Betrug und ungewollte Freigabe von vertraulichen Daten!). Bleibt die Suche nach dem geeigneten Modell, wobei diese durch die grosse Auswahl gar nicht so einfach ist. Unterschiedliche Anforderungen verlangen unterschiedliche Merkmale an einen Schredder. So kristallisieren sich zwei zentrale Anhaltspunkte heraus, an denen du dich auf der Suche nach dem passenden Aktenvernichter orientieren kannst:

Die Kaufentscheidung wird maßgeblich durch den zukünftigen Einsatzort des Aktenvernichters beeinflusst:

Homeoffice: Im Homeoffice läuft wohl alles auf drei Faktoren hinaus: Kosten, kompakte Grösse und die nötige Sicherheitsstufe (dazu gleich mehr).

Hier gelangst du zu allen Aktenvernichtern.

KMU: In kleineren Büros teilst du dir den Aktenvernichter wahrscheinlich mit anderen Personen. Durch den regelmässigen Gebrauch muss das Gerät fähig sein, auch über längere Zeit zufriedenstellend zu schreddern, inklusive Heft- und Büroklammern. Gleichzeitig ist die Sicherheitsstufe für das konforme Vernichten ein wichtiger Faktor.

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Grossraumbüros: In Grossraumbüros sind die Anforderungen an den Aktenvernichter mitunter am höchsten. Hier ist eine grosse Behälterkapazität und eine lange Laufzeit unbedingt nötig, um Störungen zu vermeiden. Spätestens in Grossraumbüros lohnt sich ein automatischer Aktenvernichter mit automatischer Papierzufuhr (spätestens deshalb, weil es kleinere, automatische Modelle natürlich auch für dein Homeoffice gibt). Statt den Schredder mühsam manuell mit Papier zu befüllen, legst du einfach ganze Papierstapel in den Schredder und schliesst den Deckel. Den Rest erledigt das Gerät von ganz alleine.

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Ist der Standort für deinen neuen Dokumenten-Schredder klar, fehlt nur noch die Wahl nach dem richtigen Schnitt, beziehungsweise nach der richtigen Sicherheitsstufe.

Streifenschnitt: Beim Streifenschnitt zerschneidet der Aktenvernichter die Dokumente in einer Richtung der Länge nach. Da das erneute Zusammensetzen immer noch relativ einfach möglich ist, stellt dies die am wenigsten sichere Art dar. Diese eignet sich nur bei Alltagsdokumenten, welche keine vertraulichen Daten enthalten.

Partikelschnitt: Beim Partikelschnitt schneidet der Aktenvernichter die Dokumente in zwei Richtungen, also auch horizontal. Das macht das Zusammensetzen der zerschnittenen Dokumente bereits deutlich schwieriger, was diese Schnittart als Mindeststufe für den geschäftlichen Gebrauch (auch im Homeoffice, nicht vergessen!) definiert.

Mikroschnitt: Beim Mikroschnitt zerschreddert der Aktenvernichter die Dokumente in winzige Teile. Das macht das erneute Zusammensetzen der Dokumente praktisch unmöglich und eignet sich dadurch perfekt für Dokumente mit hochsensiblen Daten.

Die verschiedenen Schnittarten wie Streifen-, Partikel- und Mikroschnitt sind zwar wichtig, noch wichtiger ist allerdings die Sicherheitsstufe des Aktenvernichters.

Sicherheitsstufe: Die Sicherheitsstufen werden grundsätzlich nach dem P-Level definiert, wobei P-2 die tiefste und P-7 die höchste Sicherheitsstufe darstellt. Oder anders gesagt, je höher die Stufe, desto kleiner die Teile der zerkleinerten Dokumente. Als Vergleich: P-4 bedeutet 400 Partikel pro DIN-A4-Blatt, was sich für vertrauliche Geschäftsunterlagen (die Mindeststufe bei geschäftlichen Daten) eignet. P-7 hingegen bedeutet 12’500 Partikel pro DIN-A4-Blatt, womit der Schredder perfekt für streng geheime Daten wie Regierungs- oder Militärdokumente konstruiert ist.

Damit dein Aktenvernichter reibungslos läuft, muss er stets gut geschmiert sein. Richtig praktisch bleibt es glücklicherweise auch bei der Pflege: bei den kleineren Geräten legst du einfach ein Ölblatt in das Gerät ein (genau gleich, wie ein normales Papierblatt) und schredderst es, um die Messer und den Motor zu schmieren. Größere Geräte sind mit einem automatischen Ölsystem ausgestattet, womit du nur eine Ölflasche einsetzen und bei Leerstand ersetzen musst.

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Oder bist du noch unsicher, welcher Aktenvernichter sich für deine Anforderungen eignet? Dann kontaktiere uns oder komm bei uns im Geschäft vorbei und schau dir verschiedene Modelle direkt vor Ort an.